Dematerialisatie biedt ondernemingen een nieuwe oplossing voor het behandelen en uitvoeren van tijdrovende procedures in verband met facturering, betalingen en zelfs het beheer van correspondentie. Dematerialisatie biedt vele voordelen, maar het is ook noodzakelijk om over de juiste software te beschikken om van alle voordelen te kunnen profiteren. Het is belangrijk om op dematerialisatie te focussen, het principe erachter, de voordelen en alles wat daarbij komt kijken alvorens aan de slag te gaan.
Dematerialisatie in het kort
Dematerialisatie houdt concreet in dat er afstand wordt gedaan van alle papierwerk en de daarbij horende administratieve rompslomp binnen een organisatie. Dit omvat zowel het beheer van de archieven als van documenten die dagelijks binnen een organisatie worden gemaakt en gegenereerd: brieven, salarisstroken, facturen…
Door een beroep te doen op dematerialisatie kan de maatschappij aanzienlijke winsten behalen op verschillende strategische gebieden:
- Economisch: dematerialisatie kan bedrijven concrete en aanzienlijke besparingen opleveren, omdat er veel minder papier en inkt hoeft te worden gebruikt. Ook kunnen de kosten gerelateerd aan het afdrukken, het verwerken en verzenden van post worden teruggedrongen, of zelfs volledig worden weggenomen.
- Productiviteit van medewerkers: mensen die zich voorheen bezighielden met het beheren, maken en opstellen van papieren documenten, kunnen worden ingezet voor de kernactiviteiten en handelingen die een onderneming echt meerwaarde kunnen bieden.
- Tijdswinst: dematerialisatie vergemakkelijkt niet alleen het verwerken en coderen van gegevens maar er hoeft ook aanzienlijk minder tijd aan te worden besteed. Partners kunnen via zakelijke toepassingen of ERP binnen enkele seconden toegang krijgen tot informatie en/of gearchiveerde documenten, en kunnen er zelfs opmerkingen aan toevoegen.
- Documenten volgen: alle informatie betreffende strategische en belangrijke documenten wordt gecentraliseerd zodat de verwerkingsstatus van documenten kan worden gevolgd, documenten gemakkelijker kunnen worden teruggevonden en het aantal veelvoorkomende fouten door gebruik van papieren documenten in ondernemingen kan worden verlaagd.
- Het moderne beeld van de onderneming: nu het digitale tijdperk zijn intrede heeft gedaan in alle sectoren, kan dematerialisatie bedrijven helpen een modern en efficiënt beeld bij klanten te scheppen, en kunnen bedrijven aantonen dat zij zich aanpassen aan de nieuwste technologieën van het moment.
- Milieu: een lager papiergebruik versterkt de betrokkenheid bij de maatschappij en het milieu dankzij de inzet voor bevordering van duurzame ontwikkeling door het bedrijf.
Om een dematerialisatiestrategie te kunnen implementeren moet er echter rekening worden gehouden met verschillende essentiële elementen. Zo heeft dematerialisatie invloed op het gehele ecosysteem van de maatschappij: leveranciers, klanten en dienstverleners. Het is noodzakelijk deze wijzigingen met al deze partners te bespreken en te harmoniseren om ervan te kunnen profiteren. Dematerialisatie beperkt zich niet tot het verzenden van een pdf-bestand. Voor het dematerialiseren van facturen kan bijvoorbeeld een overeenkomst worden gesloten voor de uitwisseling van gegevens met de leveranciers en klanten om verzonden facturen automatisch te kunnen verwerken. De indeling van elk document moet tevens worden bepaald door de deelnemende partijen om de verwachte resultaten te kunnen garanderen.
E-invoicing: het beheer van facturen optimaliseren
Door middel van dematerialisatie kan met name de facturering op een relevantere manier worden beheerd. Naast het dematerialiseren, archiveren en het opslaan van facturen, kan er een strategie voor e-invoicing worden geïmplementeerd om facturen aan klanten te verzenden, of deze automatisch te verwerken.
Door middel van dematerialisatie kan met name de facturering op een relevantere manier worden beheerd. Naast het dematerialiseren, archiveren en het opslaan van facturen, kan er een strategie voor e-invoicing worden geïmplementeerd om facturen aan klanten te verzenden, of deze automatisch te verwerken.
- De factuur genereren in pdf- en xml-indeling
- Een certificaat en een elektronische handtekening toevoegen om het document te waarmerken;
- Een koppeling naar de ontvanger sturen zodat deze zijn/haar factuur kan downloaden (indien de ontvanger de factuur niet downloadt, wordt er automatisch een herinnering verzonden).
Deze procedure vindt plaats in drie stappen en biedt een vereenvoudigd, maar geoptimaliseerd beheer, waarmee aanzienlijk veel tijd kan worden bespaard. Bovendien kan de verzender van de factuur ook bijlagen aan de factuur toevoegen, zoals bestelbonnen, pakbonnen, lijsten van prestaties, certificaten…
Met Synchro Financials kan de status van de factuur worden gevolgd via een ergonomische interface waarmee de geschiedenis van facturen die zijn verzonden, gedownload of die nog moeten worden gedownload, kan worden geraadpleegd. In deze portal wordt een overzicht van alle transacties weergegeven. Sterker nog, in tegenstelling tot een klassiek ERP-systeem, waarmee alleen een factuur als bijlage kan worden verzonden, kan een factuur met Synchro Financials worden gevolgd om te controleren of de ontvanger de factuur heeft bekeken.
Overige bijzonderheden van deze module: documenten kunnen gedurende tien jaar worden opgeslagen om aan de wettelijke eisen te voldoen en er kan een extra xml-bestand met de gegevens van de factuur worden verzonden zodat de factuur automatisch door de boekhoudsoftware van de klant kan worden verwerkt.