La dématérialisation offre aux entreprises une nouvelle solution pour traiter et prendre en charge les processus liés à la facturation, la paie et même la gestion des courriers qui requièrent beaucoup de temps. Les atouts de la dématérialisation sont nombreux mais il est aussi très important de se doter du logiciel adéquat afin d’en tirer tous les avantages et bénéfices. Focus sur la dématérialisation, son principe, ses atouts et tout ce qu’il faut prendre en considération avant de se lancer.
La dématérialisation en quelques mots
La dématérialisation permet concrètement de se défaire et de se débarrasser de la paperasse au sein d’une entreprise. Elle concerne aussi bien les archives que les documents générés et créés au jour le jour dans une société : courrier, fiches de paies, factures …
Le recours à la dématérialisation permet à la société de véritables gains sur différents plans stratégiques :
- Économie : avec la dématérialisation, l’entreprise réalise des économies concrètes et significatives car elles ne sont plus amenées à utiliser de manière extensive le papier, l’encre … Les frais liés à l’impression, le traitement et à l’envoi du courrier diminuent voire disparaissent.
- Productivité des collaborateurs : les collaborateurs, précédemment en charge de la gestion, création et production de documents papier, peuvent être mobilisés sur des actions qui ont une véritable plus-value pour l’entreprise et son cœur de métier.
- Gain de temps : la dématérialisation simplifie mais réduit aussi considérablement le temps alloué aux traitements des données et le ré-encodage. En quelques secondes via des applications métiers ou un ERP, les collaborateurs ont accès aux informations et/ou aux documents archivés, et peuvent éventuellement les annoter.
- Suivi des documents : toutes les informations sur les documents stratégiques et centraux sont centralisées permettant ainsi un suivi du statut de traitement des documents, une meilleure traçabilité et une réduction des erreurs qui sont fréquentes et répandues lorsqu’une entreprise a recours aux documents papier.
- Image moderne de la société : avec le phénomène de digitalisation et la numérisation qui touche tous les secteurs d’activité, la dématérialisation permet aux sociétés de renvoyer à ses clients l’image d’une entreprise moderne et efficiente capable de s’adapter aux nouvelles technologies du moment.
- Environnement : la suppression du papier renforce l’engagement sociétal et environnemental de la société en s’inscrivant dans une logique de promotion du développement durable à son échelle.
Néanmoins, afin de déployer une stratégie de dématérialisation, plusieurs éléments clés doivent être pris en compte. En effet, la dématérialisation touche tout l’écosystème de la société : ses fournisseurs, ses clients et ses prestataires. Il est nécessaire de formaliser et harmoniser ces changements avec chacun des partenaires pour en tirer bénéfice, car la dématérialisation ne se limite pas à l’envoi d’un fichier PDF. Pour la dématérialisation de la facture, par exemple, il faudra prévoir une convention d’inter-échange de données avec les fournisseurs et les clients afin de pouvoir traiter automatiquement les fichiers envoyés. Le format de chaque document devra ainsi être délimité avec chacune des parties prenantes pour garantir les résultats attendus.
L’e-invoicing : optimiser la gestion de la facturation
Plus concrètement, la dématérialisation permet de gérer de manière plus pertinente la facturation. Plus que la dématérialisation, l’archivage ou le stockage des factures, elle va permettre la mise en place d’une stratégie d’e-invoicing pour émettre, envoyer en ligne et traiter automatiquement les factures aux clients.
Aujourd’hui, des ERP et des solutions de gestion financière permettent via des modules de facturation de gérer l’e-invoicing. Synchro Financials est doté de ce module de facturation. Concrètement, via ce module, l’utilisateur peut :
- Générer la facture sous format PDF et XML
- Apposer sur la facture le certificat et la signature électronique pour authentifier le document ;
- Envoyer un lien au destinataire afin qu’il puisse télécharger sa facture (en cas de non-téléchargement de la facture, un rappel est automatiquement envoyé au destinataire).
Ce processus en 3 étapes permet une gestion simplifiée mais optimisée avec un gain de temps considérable. En plus, l’émetteur de la facture dispose aussi de la possibilité d’envoyer des annexes à la facture comme des bons de commande, bons de livraison, des listes de prestations, des certificats …
Synchro Financials permet de suivre le statut de la facture à partir d’une interface ergonomique dédiée à la consultation de l’historique des factures émises, téléchargées et celles toujours en attente de téléchargement. Ce portail offre une vision globale de toutes les transactions. En effet, contrairement à un ERP classique qui ne prend en charge que l’envoi de la facture en pièce jointe, Synchro Financials permet de tracker la facture afin de s’assurer que le destinataire l’a bien consultée.
Autres atouts de ce module : l’archivage des documents pendant 10 ans afin de répondre aux contraintes réglementaires et l’envoi en complément du fichier XML contenant les data de la facture pour un traitement automatique de la facture dans la comptabilité du destinataire.